Prima abbiamo scritto il nostro punto di vista, che presentiamo più avanti. Poi, per fare un confronto senza esserne influenzati, abbiamo chiesto a chatGPT, l’assistente di generazione testi che usa l’intelligenza artificiale, e abbiamo ottenuto queste risposte.

La risposta dell’intelligenza artificiale.
D: Quali sono i criteri per decidere se fare una riunione in presenza fisica, da remoto oppure ibrida?
R: I criteri per decidere se fare una riunione in presenza fisica, da remoto o ibrida dipendono dalle esigenze dell’organizzazione e dalle preferenze dei partecipanti. Si dovrebbe considerare la natura della riunione, la disponibilità dei partecipanti, la loro posizione geografica, la tecnologia disponibile, la sicurezza dei dati e la privacy. Inoltre, si dovrebbe considerare se la riunione richiede una presenza fisica per la partecipazione, come ad esempio una presentazione o una discussione di gruppo.
D: Ci sono altri criteri?
R: Sì, altri criteri da considerare includono la necessità di una connessione stabile e affidabile, una buona qualità audio e video, una buona interazione tra i partecipanti, una buona gestione del tempo e sei documenti.
D: Qualcos’altro?
R: Sì, altri fattori da considerare includono la necessità di una buona gestione dei partecipanti, dei contenuti, dei feedback e dei risultati.
D: Altri suggerimenti per prendere una decisione in merito?
R: Si consiglia di discutere con i partecipanti e di valutare le loro preferenze, di valutare le esigenze dell’organizzazione e di considerare le opzioni disponibili. Si consiglia inoltre di testare la tecnologia prima della riunione per assicurarsi che tutto funzioni correttamente.

La risposta dell’”esperto”. Per decidere se la riunione è meglio in presenza, ibrida o da remoto bisogna porsi una serie di domande e trarre le debite conclusioni dal combinato disposto delle risposte, per così dire.
1.    Obiettivo. Quanto è importante, difficile, strategico, l’obiettivo della riunione, fa parte di un processo critico, un progetto prioritario, sul quale viene misurata la nostra performance e anche la carriera futura? 2.    Partecipanti. Si conoscono, conoscono l’argomento, hanno l’abitudine di lavorare insieme, sono di molte funzioni o unità di business che non dipendono da noi, sono avvezzi alle riunioni da remoto o ibride?
3.    Costo. Quanto costa, in tutti i sensi, radunare tutti fisicamente? Ci sono partecipanti necessari che non possono di persona? Che impatto ha sui costi privati lo spostamento eventuale? Sono già presenti in sede per altre ragioni?
4.    Tempistica. È una riunione urgente e importante, con margini e flessibilità di programmazione bassi? Fa parte di una routine di processi organizzativi consolidati oppure è imprevista?
5.    Spazi e tecnologie. Abbiamo a disposizione gli spazi per farla in presenza, le tecnologie sono adatte a condurla in modo ibrido senza pregiudizio per i partecipanti da remoto, chi si collega da remoto ha la banda stabile e veloce necessaria?
6.    Durata. Quanto tempo è necessario per raggiungere l’obiettivo? Se molto lunga, è fattibile dividere la riunione in moduli per renderla efficace anche da remoto?
7.    Focus. Dato che le riunioni da remoto tendono a facilitare la distrazione e il multi-tasking, questo è compatibile con le dinamiche decisionali necessarie per il successo della riunione?
8.    Meta-obiettivi. Ci sono altri obiettivi contestuali che spingono a preferire una riunione in presenza? Apprendimento reciproco, senso di appartenenza, ingaggio emotivo con l’argomento e tra i partecipanti, esperienze non fattibili o efficaci da remoto, costruzione di nuove competenze sui modi di lavorare? 9.    Auto-consapevolezza. Sono in grado di gestire una riunione ibrida, fino a che punto, posso farmi aiutare da altri, senza bias di prossimità, qual è il mio stile di gestione preferito e più efficace?
10. Fattori speciali. Ci sono altri elementi specifici e ad hoc in questo caso che spingono per una scelta in presenza oppure da remoto per tutti o ibrida?

Dando un punteggio da 1 a 10 per ogni fattore, con 10 = meglio la presenza, 1 = meglio da remoto, possiamo determinare un punteggio “mentale” che ci aiuta ad essere oggettivi nella scelta. Se il punteggio totale va oltre 75, meglio la presenza, se rimane sotto 25, meglio tutti da remoto, e se è compreso tra 25 e 75 l’ibrido è giustificabile, sebbene notoriamente più oneroso delle altre modalità. La domanda fondamentale però è a monte: è veramente necessaria la riunione oppure ci sono altre modalità più efficaci ed efficienti per raggiungere l’obiettivo, come il lavoro asincrono oppure una semplice raccolta di voti per decidere?

Il verdetto. Avete un caso di studio per confrontare su un tema ordinario le risposte di due sistemi di “pensiero”. Uno cataloga e struttura risposte in base a “tutta” l’informazione scritta. L’altro sintetizza migliaia di anni di esperienze evolutive, anche documentali, in modo intuitivo e consapevole. Ho ottenute le prime in qualche secondo a costo zero. Io, prima di interpellare la macchina, ci ho messo un’ora a riflettere ed estrarre dalla mia esperienza e conoscenza una sintesi anche degli aspetti inconsapevoli, che utilizziamo per prendere le decisioni. Le risposte di chatGPT sono corrette, chiare e anche generiche e limitate per gli aspetti relazionali e riflessivi. Interrogata su quale siano migliori, chatGPT ha risposto umilmente “Le risposte dell’esperto”. Per ora, aggiungo io. A voi il giudizio finale.

Garbage in, garbage out. “In due occasioni mi è stato chiesto, —La prego, Mr. Babbage, se lei inserisce nella macchina cifre errate, compariranno le risposte corrette?”… Io non sono in grado di comprendere correttamente il genere di confusione di idee che può portare a una tale domanda”, Charles Babbage, inventore del primo calcolatore programmabile.

Quando l’intelligenza artificiale arriva a ChatGPT che capisce molto il mondo